PODRĘCZNIK SPRZEDAWCY

WSTĘP

Jeżynko Kochana,
 
witaj serdecznie w gronie naszych Sprzedawców! :) 

Podręcznik Sprzedawcy, który właśnie czytasz, to zbiór (prawdopodobnie) wszystkich rzeczy, jakie są niezbędne w sprawnym codziennym działaniu sklepu. W dotychczasowym rozwoju sieci „Jeż Igiełka” ustaliliśmy liczne zasady i sposoby postępowania, które usprawniają naszą wspólną pracę. Pragnąc ujednolicić praktyki we wszystkich sklepach zapraszam do poznania tego oto zestawu formalnych procedur, dokumentów, wskazówek i mnóstwa praktycznych podpowiedzi, które pomogą nam jeszcze lepiej współpracować. 
 
Za pomoc w przygotowaniu Podręcznika dziękuję Wam wszystkim, bo jego treść nieustająco tworzymy wspólnie! Niniejsze opracowanie stanowi kolejną, rozszerzoną i zaktualizowaną wersję Podręcznika, który swoje korzenie ma już w 2009r. W tym czasie asortyment w większości sklepów został poszerzony i miało miejsce sporo innych zmian, co znalazło swoje odbicie w zawartych w Podręczniku wytycznych. Warto jednak przypomnieć, że przy premierowym wydaniu szczególny wkład miały Monika Thiel (Leszno) oraz Danuta Szarejko (Ostrów Wlkp). 
 
Wszelkie krytyczne uwagi i propozycje uzupełnień w dalszym ciągu są mile widziane. :)
 
Piotr Wasielewski

ps. Podręcznik ten skupia się przede wszystkim na wewnętrznych "między-jeżowych" aspektach pracy sklepu. Równocześnie jednak gorąco zachęcam do BIBLIOTEKI/NIEZBĘDNIKA SPRZEDAWCY, gdzie znajduje się bogaty zestaw materiałów na tematy bardziej tkaninowe i krawieckie - prezentacje rodzajów i cech tkanin czy dodatków, podstawy projektowania i szycia odzieży itp - które z pewnością pomogą lepiej zrozumieć potrzeby Klientów.

AKTUALNA WERSJA PODRĘCZNIKA: 2.0.0

LISTA OSTATNICH ZMIAN

  • 2021-03-30 Pierwsza wersja struktury

 

….

Tu powstanie zaktualizowana wersja Podręcznika Sprzedawcy

R1. WSTĘP

R1.1

R1.1.1

R1.2

R1.3

R2. SPRZEDAŻ I PRACA NA CO DZIEŃ

R2.1 KASA FISKALNA

R2.1.1 SPRZEDAŻ I PARAGONY

R2.1.2 RAPORTY

R2.1.3 NUMERY KASY

1. Numer UNIKATOWY odczytacie z każdego wydruku z kasy (jak pokazano na zdjęciu)

2. Numer EWIDENCYJNY nadany przez Urząd Skarbowy:

  • możecie odczytać w potwierdzeniu nadania, którego xero powinno być wpięte w książkę kasy
  • powinien być umieszczony na obudowie kasy fiskalnej w trwały sposób (np napisany markerem)
  • jeżeli go nie znacie – proszę o kontakt z biurem (p.Basia lub Agnieszka)

R2.1.4 BADANIA TECHNICZNE

  • czyli “przegląd” lub “serwis” kasy
  • jest ważne 2 lata
  • co 2 lata musi się w książce kasy znaleźć wpis o serwisie (nawet jeżeli w niektórych kasach serwisant ustawił przypomnienie po 1 roku od ostatniego)
  • jeżeli z kasą nic się złego nie dzieje, to proszę przed tym terminem (2 lat) odesłać do firmy książkę kasy z adnotacją, że upływa termin badania.

R2.1.5 NAGŁÓWEK

4. W nagłówku kasy powinien być adres sklepu (oprócz adresu siedziby)

  • Jeżeli go nie ma lub jest wpisane coś w stylu “Kasa rezerwowa” to zobacz niżej jak go dodać.
  • Kasa pozwoli na edytowanie nagłówka tylko po zrobionym raporcie dobowym. (Inaczej wyświetli błąd “Niezerowe totalizery”)
  • Jak dodać adres sklepu w nagłówku kasy:

    1. Naciskamy kombinację: F + Menu + 4 + 2 + 1
    2. Zatwierdzamy OK (“Nagłówek wydruku”)
    3. Klawiszem OK przechodzimy do właściwej linii
    4. wpisujemy adres (jak sms na telefonie z klawiaturą)
      • Kombinacja: F + A/a pozwala zmieniać litery z wielkich na małe i odwrotnie
    5. Klawiszem X zaznaczamy “wyśrodkowanie” 
    6. Kilkukrotnie zatwierdzamy OK do wydruku potwierdzenia
    7. Zobacz instrukcję w wersji VIDEO

R2.1.5 PAMIĘĆ KASY

Ponownie przypominamy!!
Kasy mają pamięć na 1830 raportów dobowych – informacyjnie kasa na miesiąc przed końcem pamięci dodaje tam nową linijkę o treści “Pozostalo … raportów” – gdy tylko taka linijka się pojawi – proszę natychmiast zgłaszać do mnie konieczność zamówienia nowej kasy!

Co robić, gdy kończy się pamięć w kasie:

  • w odliczaniu na raportach dobowych musi zostać jeden wolny raport na raport końcowy, tzn nie sprzedajemy do stanu 0 tylko 1
  • gdy trzeba przejść na nową kasę, to następnego dnia normalnie zaczynamy sprzedaż na nowym urządzeniu (nowe kasy są przygotowane do pracy – nie trzeba ich już jakkolwiek aktywować i mają zaprogramowane kody – te jednak proszę porównać ze starą kasą, bo mogą się zdarzyć różnice w kolejności),
  • stara kasa zostaje w sklepie co najmniej do końca miesiąca, bo na koniec miesiąca drukujemy na niej raporty miesięczne – fiskalny i kodów,
  • sumy z raportów z obu kas dodajemy do siebie i na Rozliczeniu Mca wpisujemy łącznie,
  • po takich raportach oddajemy kasę przy kolejnej dostawie do firmy – zakończone kasy muszą mieć zrobiony urzędowy raport zakończenia pamięci, a to robi tylko serwis.

R2.1 TERMINAL PŁATNICZY

R2.1.1 OBSŁUGA

R2.1.2 TRANSAKCJE DCC (ZAGRANICZNE KARTY)

⚠️⚠️ WAŻNE 
Czasami zdarzają się klienci, którzy chcą płacić kartą, która ma domyślnie inną walutę niż PLN. Taka płatność jest możliwa, ale wymaga dodatkowego kroku – obejrzyjcie koniecznie poniższe video.
UWAGA – wydruk taki jak na pierwszym załączonym zdjęciu NIE JEST potwierdzeniem zapłaty! Niedawno wyjaśniałem taką sytuację dla jednego sklepu i to podobno jedynie PROPOZYCJA przewalutowania. Niestety klient wyszedł ze sklepu bez faktycznej zapłaty.
Jeżeli macie tylko taką formę wydruku to do zapłaty NIE DOSZŁO:
 
 
Wydruk WŁAŚCIWY po zapłacie ma być dłuższy – jak na filmie i poniżej:

R2.1 FAKTURY

R2.1.1

R2.1 UTARGI

R2.1.1

R3. SKLEP – WYPOSAŻENIE I WYGLĄD

R3.1 TKANINY

R3.1.1 METKI

Metki to teoretycznie tylko drobny element występujący w sklepie.
Jednak z drugiej strony – to z nimi klienci często mają pierwszy kontakt – nawet przed rozmową z Wami. Jednocześnie przepisy obligują nas do zamieszczania na nich kilku obowiązkowych informacji, co bywa sprawdzane przy kontroli z Inspekcji Handlowej.
Mówiąc krótko – warto zadbać, żeby były estetyczne i prawidłowe!

R3.1.2 UŁOŻENIE TKANIN NA PÓŁKACH

R3.2 PASMANTERIA

R3.2.1 OZNACZENIE TOWARU

R3.2.2 UŁOŻENIE NA PÓŁKACH

R4. DOKUMENTY I 

R4.1 ZAMÓWIENIA

R4.1.1 ZAMÓWIENIA TKANIN

R4.1.2 ZAMÓWIENIA PASMANTERII

R4.2 DOSTAWY I ZWROTY TOWARU

R4.2.1 DOSTAWY TKANIN

R4.2.2 ZWROTY TKANIN

Kilka ogólnych zasad obowiązujących przy zwrotach:

      1. Oddawana tkanina musi być zmierzona i podana ilość musi być zgodna ze stanem faktycznym.
      2. Tkaniny do zwrotu muszą być oklejone taśmą PAPIEROWĄ (tzw maskującą – dostępna bez problemu w wielu miejscach jak sklepy papiernicze, budowlane, markety itp). Inne taśmy, zwłaszcza typowe biurowe, niszczą tkaniny! Wyjątkowo delikatne (np skay) można – tak jak to robi magazyn – zamiast taśmy owiązać sznurkiem i nakleić kawałek taśmy wokół sznurka.
      3. Taśma powinna być naklejona na środku belki (ewentualnie NA OBU brzegach – zobacz zdjęcia poniżej).
      4. Na taśmie czytelnie piszemy: ZWROT MIASTO , ILOŚĆ x CENA, NAZWA TKANINY (gdy znana).
      5. Sama przymocowana sklepowa metka nie wystarczy! Metki w transporcie się odrywają i gubią, a wtedy gdy na taśmie nie ma ww informacji belka musi być bezsensownie sprawdzona w magazynie.
      6. Metki NIE usuwamy, ale chowamy pomiędzy warstwy tkaniny, by nie urwała się podczas transportu.
      7. Nie zostawiamy w tkaninie żadnych szpilek, agrafek itp! (chyba że chcecie być na wieczność pokochane w magazynie ;p)
      8. Tkaniny i dokumenty przygotowujemy WCZEŚNIEJ przed dostawą. Układamy je na jednej wybranej półce lub w stosie na podłodze – z kartką “ZWROT”.
      9. Sporządzamy dwa dokumenty* (analogicznie jak przy dostawie!): A. Wykaz poszczególnych belek (KAŻDA OSOBNO!), który musi podpisać osoba odbierająca zwrot. Jedna kopia zostaje zabrana ze zwrotem, druga zostaje w dokumentacji sklepu + B. Dowód Zwrotu – dokument (na zielonych drukach), który jest podsumowaniem wykazu belek A (może być odesłany do firmy z rozliczeniem miesiąca). *Przy niewielkich zwrotach (=kilka belek) wystarczy tylko Dowód Zwrotu (B), który spełnia wówczas funkcję obu dokumentów.
      10. Uwaga dodatkowa – jeżeli otrzymacie w dostawie tkaninę, która jest zwrotem z innego sklepu, to proszę ją koniecznie przemierzyć. Jeżeli w takim sprawdzeniu ilość nie zgodzi się z taśmą/metką proszę to niezwłocznie zgłosić

zwroty-ok

 


zwroty-zle-2zwroty-zle-1

R4.2.3 DOSTAWY PASMANTERII

R4.2.4 ZWROTY PASMANTERII

R4.3 DOKUMENTACJA SKLEPU

R4.3.1 WYSYŁANIE DOKUMENTÓW

TERMINOWE WYSYŁANIE DOKUMENTÓW JEST BARDZO WAŻNE!

Umowa z biurem księgowo-kadrowym ma zapis o obowiązku dostarczenia przez nas dokumentów na czas, tj do 6.-go dnia każdego miesiąca. Jeżeli tego nie zrobimy, to doliczana jest kara = dodatkowa opłata za każdy dzień! 💰😡👎🏻
Przed przekazaniem do biura dokumenty są u nas segregowane, co też zajmuje trochę czasu.

Z tych powodów Wy również MUSICIE wysyłać dokumenty punktualnie tj. najpóźniej 3-go dnia roboczego.
Z przykrością zauważamy, że nie wszystkie sklepy tak robią i wtedy biuro się skarży, że przez to nie mogą dotrzymać swoich terminów (ZUS, podatki itd). Jeżeli to się będzie powtarzać w kolejnych miesiącach, to niestety będziemy musieli tą dodatkową opłatą obciążać spóźnialskich… 🙄😕

R4.3.2 PRZECHOWYWANIE

JAK PRZECHOWYWAĆ RAPORTY/FAKTURY/ROLKI Z KASY itp?

Jeden ze sklepów oddał niedawno przy dostawie worki, które kierowca zrozumiał jako śmieci. W środku jak się okazało były rolki z kasy fiskalnej z wcześniejszych lat. Nieporozumienie albo niewiedza mogły tu spowodować OLBRZYMI problem – gdyby te rolki faktycznie trafiły do spalenia byłoby to zagrożone poważnymi karami. 

Dlatego przy tej okazji przypominamy, że:

  • wszystkie dokumenty księgowe – w szczególności: kopie faktur / raporty dobowe i miesięczne / rolki z kasy – muszą być przechowywane przez 5 lat od zakończenia roku, w którym zostały wystawione.
  • Czyli np w 2021 roku przechowujemy wszystkie takie dokumenty z 2020, 2019, 2018, 2017 i 2016
  • Proszę tych dokumentów nie oddawać do firmy – najlepiej bezpiecznie włożyć w karton/worek i schować pod regał.

R4.1.2 DOSTAWY PASMANTERII

R5. SPRAWY KADROWE

R5.1 BIURO KADROWE

Od czerwca 2019 zmieniliśmy obsługujące nas biuro księgowo-kadrowe i wiąże się to z kilkoma zmianami, które mają usprawnić i przyspieszyć współpracę wszystkich stron.

  • Nowe biuro nazywa się ALIOS i od 01.06.2019 przejęło obsługę niemal wszystkich naszych firm (oprócz sklepów KLU, MŁA i NTO)

  • Osobą odpowiedzialną po stronie nowego biura za część kadrową jest p. Alicja Machnik (tel. 602 395 242, biuro@alios.pl) – wiele spraw kadrowych należy zgłaszać bezpośrednio do niej.

    • Dotyczy to m.in. wszelkich próśb o zaświadczenia dot. zarobków i podobnych.

    • Jeżeli taki dokument ma być na jakimś Waszym druku, to skan takiego formularza proszę przesłać bezpośrednio na powyższy adres mailowy do p. Alicji.

    • WAŻNE! Każdy mail wysłany do biura musi:
      1. mieć w temacie: „Nazwę naszej firmy, w której pracujecie + czego dotyczy mail”

      2. a w treści rozpoczynać się od Waszych danych tzn:

        • Sklep (=miasto) / Imię i nazwisko Pracownika / Adres zamieszkania / Tel.kontaktowy

Przykład:

Od: Anna Kowalska <anna.kowalska@wp.pl>

Do: biuro@alios.pl

Temat: VELES s.c. – zaświadczenie o zarobkach za okres luty-kwiecień 2021

 

Sklep KALISZ / Anna Kowalska / ul. Słoneczna 10, 62-800 Kalisz / tel. 601 601 601

Proszę o wystawienie zaświadczenia o wysokości zarobków brutto za okres luty-kwiecień 2021 na druku z banku, którego skan przesyłam w załączeniu. W razie pytań proszę o telefon.

Pozdrawiam, Anna Kowalska

Załącznik: bankowy_druk.pdf

R5.1.1 X


R6. X

R6.1 X

R6.1.1 X

 

!!!

Uwaga dodatkowa